El organigrama
3.3 La organización formal.
La organización formal es la establecida por la empresa, en forma de estructura jerarquizada, estableciéndose en ella por tanto, una cadena de mando. La representación gráfica de esta organización formal es el organigrama.
Sin embargo, la organización informal, es la que se establece de manera espontánea y no intencionada, entre los miembros de la empresa. Se representa mediante el sociograma.
La organización formal e informal está muy relacionada con el liderazgo formal e informal que estudiaremos más adelante.
La organización formal tiene la ventaja que al establecerse objetivos y roles definidos, hacen a la empresa más productiva y separa el trabajo de las relaciones sociales, aunque conlleva una pérdida de iniciativa personal. Por otro lado, la organización informal favorece las relaciones interpersonales, la satisfacción y la comunicación, aunque dificulta la introducción de cambios y favorecen los conflictos entre trabajadores.
Los departamentos en la empresa
Antes de hacer un organigrama es precioso establecer cómo vamos a agrupar los distintos departamentos que forman una empresa. Se puede hacer de muchas maneras incluida una que mezcla todas ellas. En realidad, la flexibilidad es absoluta y cada empresa lo hace de la manera que más le interesa. Las más habituales son:
• Por funciones, según la especialización del personal. Así tendríamos el departamento financiero, recursos humanos, marketing, producción etc.
• Por clientes, en función del tipo de cliente o segmento del mercado. Por ejemplo una empresa de telefonía que los agrupa por empresas y particulares.
• Por áreas geográficas,teniendo en cuenta el mercado (por provincias, países, etc.)
• Por productos en el caso que la empresa se dedique a la producción de más de un bien o servicio y por tanto se organiza según el producto final.
• Por procesos, si se hace según cada una de las fases del proceso productivo (compras, montaje, ventas, etc.)
Aparte de los departamentos, es importante la forma en que se efectúa la comunicación en la empresa. Esta puede ser vertical (entre distintos escalones de jerarquía), ya sea ascendente o descendente u horizontal, entre personas con el mismo nivel de jerarquía. Vamos a ver que en función de la estructura organizativa de la empresa, la comunicación puede ser más o menos fluida.
Modelos de estructura organizativa.
La empresa se puede organizar de muy distintas maneras, según las características intrínsecas que esta posea. Vamos a ver las distintos modelos de estructura organizativa.
⦾ Modelo lineal o jerárquico: se basa en el principio de mando. Por tanto, todos los miembros de la empresa dependen de un mando superior.
Entre sus ventajas tenemos la simplicidad, la rápida toma de decisiones en este tipo de estructuras y en ellos, la autoridad está bien definida. Entre sus inconvenientes tenemos la excesiva concentración de autoridad, la falta de especialización (los directivos deben abarcar muchos campos), un esquema muy rígido que no se adapta fácilmente a cambios y desmotivación pues son estructuras que no fomentan la iniciativa personal.
⦾ Modelo funcional: en este caso, hay especialistas dedicados a tareas concretas en la empresa. De eta manera, desaparece la unidad de mando y los trabajadores pueden recibir órdenes de distintos superiores.
Como ventajas tenemos que se fomenta la especialización en el trabajo, la comunicación se efectúa mucho más directa y los trabajadores se encuentran más motivados e involucrados. El claro inconveniente es que al recibir órdenes de distintos superiores, estas pueden ser contradictorias.
⦾ Modelo en línea y asesoramiento: es básicamente el modelo jerárquico al que se le añaden órganos de asesoramiento (staff).
Las ventajas son las mismas del lineal a la que se añade la existencia de órganos especializados que en el anterior no aparecían. Como inconveniente se añade coste más elevado, el mayor retraso en la toma de decisiones (al necesitar el asesoramiento técnico) y la posible aparición de conflictos con el nuevo órgano.
⦾ Modelo matricial: se da en aquellas empresas que combinan dos variables en su organización, generalmente funciones y proyectos (aunque pueden ser otras como productos, secciones, etc.) y que gracias a una matriz, representa una doble línea de autoridad (dada por la fila y columna de la matriz). Este tipo de organización es puntual y limitada en el tiempo a la realización del proyecto.
En cuanto a sus ventajas, la mayor es su flexibilidad y al ser temporal, permite ir cambiando periódicamente a una nueva estructura matricial o de otro tipo. En sus desventajas figura la doble línea de autoridad con la posible existencia de conflictos además de una difícil coordinación.
El organigrama
El organigrama empresarial es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. El organigrama debe cumplir una serie de características:
• Debe ser flexible y de fácil comprensión.
• Debe diferenciar los distintos niveles de autoridad, con los elementos indispensables, sin niveles redundantes.
Nos podemos encontrar con diversos tipos de organigramas.
⚫ Según su representación:
Ⓐ Organigramas verticales: son los más habituales e intentan reflejar de manera clara la jerarquía de mando, desarrollándose desde arriba (más autoridad) hacia abajo (menos autoridad).
Es el más frecuente y es conveniente cuando hay pocos niveles de autoridad.
Ⓑ Organigramas horizontales: son iguales a los anteriores solo que las relaciones de autoridad van de izquierda (mayor autoridad) a derecha (menor autoridad).
Suelen hacerse cuando tiene muchos niveles de autoridad pero pocas ramas en cada nivel.
Ⓒ Organigramas radiales: En este caso, las relaciones de autoridad van desde el centro (mayor autoridad) hacia afuera (menor autoridad).
Es el menos frecuente por su complejidad.
⚫ Según su finalidad:
Ⓐ Organigramas informativos: su finalidad es informar y por tanto, aparecen las unidades que lo forman de manera global.
Ⓑ Organigramas analíticos: su finalidad es analizar la estructura y por tanto, aparecen todas las unidades de manera detallada.
⚫ Según su extensión:
Ⓐ Organigramas generales: aparecen todas las áreas de la empresa.
Ⓑ Organigramas detallados o parciales: tiene la intención de representar tan solo una parte o área de la empresa.
⚫ Según su contenido:
Ⓐ Organigramas estructurales: aparecen solo las distintas unidades que forman la empresa.
Ⓑ Organigramas funcionales: además de las unidades, informa de qué forma parte cada una de ellas.
Ⓒ Organigramas personales: aparecen detalladas las personas que forman las unidades.
Ejemplo: una empresa de artículos farmacéuticos, cuyo máximo órgano es la junta de accionistas, tiene al mando un presidente (asesorado por un equipo propio con mando sobre el departamento de I+D+i) y un vicepresidente. La empresa cuenta con distintas áreas (producción, I+D+i, administración, RRHH y marketing. En las tres primeras, existe la figura de un subdirector. El área de RRHH solo cuenta con director y subdirector, teniendo el resto un conjunto de varios trabajadores. También existe en la empresa un pequeño número de trabajadores sin cualificación y rango laboral que el resto de trabajadores.
(este organigrama tiene 7 niveles)
Ejercicio 1: dibujando un organigrama
Dibuja el siguiente organigrama (usa la pizarra que te proporcionamos)
Una empresa española del sector textil se va a introducir en el mercado europeo, por lo que crea una filial en Italia. Abre dos supermercados, uno en Roma y otro en Milán, colocando a dos españoles al frente de ellos. Los supermercados dependen del departamento de marketing. En Roma también hay un departamento de producción y en Milán, aparte del de marketing, hay otro de administración asesorado por un bufete de abogados.
Cuando acabes, con el botón derecho del ratón puedes guadar la imagen creada.