proceso de compra

La gestión de inventarios

3. . Los proveedores.

Cinco estrategias para negociar los precios con tus proveedores | Ian Johnson Eligiendo proveedores Informativos TVE Encuentro Mundial Proveedores A400M 230513o

 

3.1 La elección de los proveedores.

 

La elección de buenos proveedores es fundamental para el funcionamiento de la empresa porque de ellos depende la calidad de la mercancía, la fiabilidad del suministro e incluso la liquidez. Se debe siempre analizar las características del producto buscado, así como la cantidad que se va a adquirir. No es lo mismo una compra de poca cantidad que cuando la cuantía es muy elevada. Tras ello, el proceso para buscar proveedor es el siguiente:

selección proveedores

• Localizar todos los posibles proveedores. Lasf fuentes pueden ser muy variopintas; desde amigos, empresas del sector, anuncios o revistas especializadas. También pueden ser útiles las asociaciones empresariales, cámaras de comercio y bases de datos de organismos. Normalmente, hay siempre ferias y exposiciones comerciales que permiten un contacto directo y proporcionan más información y confianza a la posible relación comercial.

• El paso posterior es buscar información sobre ellos. Normalmente es un paso que va unido al anterior pero siempre su página web o redes sociales nos pueden facilitar información adicional.

• Analizar la calidad del producto que nos van a suiministrar; sus características técnicas, garantía, formación de los usuarios (si fuera necesario), servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente.

• Posteriormente debemos estudiar las condiciones económicas: precio por unidad, posibles descuentos por volumen de compra (Rappels), forma y plazos de pago, precios de envases y embalajes, gastos de transporte y descarga, seguros, y recargos por aplazamiento del pago y en general, cualquier cargo anexo a la compra.

• Aparte de todo esto, hay que analizar otras condiciones como son el periodo de validez de la oferta, posibles causas de rescisión del contrato, plazos de entrega, devolución de mercancía no vendida o causas de posibles variaciones en los precios.

 

3.2. El proceso de compra.

 

documentos de compra

Una vez elegido el proveedor, viene el proceso de comprar. Cuando un particular u otra empresa hace una compra, aparecen varios documentos. Evidentemente no es lo mismo que el comprador sea una empresa o un particular y tampoco es lo mismo la compra de un café que de una costosa máquina. El ticket (llamada desde hace algún tiempo factura simplificada) es obligatoria, incluso para un café. El resto pueden aparecer o no en funación de varios factores.

 

Presupuesto: documento para informar al cliente del precio del producto que se demanda. Es muy habitual en obras, compras de coches y generalmente, de gran valor.

Contrato de compraventa, donde vienen indicadas las distintas condiciones del acuerdo. El contrato no tiene por qué ser un documento formal. Elementos como la publicidad pueden servir como contrato.

Pedido: documento donde se reflejan las cantidades solicitadas a la empresa proveedora.

 

Los documentos anteriores son antes de recibir el producto. Una vez realizado el pedido, el producto llega al cliente y aparecen los siguientes documentos:

 

Ticket o factura simplificada, es un documento que se da a los particulares al pagar una compra. En él aparece la operación y la empresa que vende el producto, así como el IVA desglosado.

Albarán: es un documento que acredita la entrega de las mercancías. Por ejemplo, cuando una empresa te manda un paquete por agencia siempre te entregará un albarán.

Factura: documento que recoge de manera detallada la compraventa realizada, además de los datos de comprador y vendedor. Un particular no puede emitir una factura. Ojo, no te confundas...un trabajador puede rellenar una factura, pero los datos que aparecen son los de su empresa.

 

4. Instrumentos de pago.

¿QUÉ FORMAS DE PAGO EXISTEN?

 

Cuando se le paga al proveedor, hay muchas formas de hacerlo, Vamos a estudiar las más habituales:

• Pago al contado. Actualmente, el límite máximo de esta operación es de 1.500€, con el fin de evitar el blanqueo de dinero. Recuerda siempre solicitar el ticket pues es la prueba de la compra, a diferencia de otros métodos que automáticamente emiten la prueba de la compra (tarjeta, transferencia, etc).

• Transferencia bancaria: el comprador realiza el pago desde su cuenta corriente hacia la del proveedor.

• Cargo en cuenta. Es lo contrario a la anterior. El proveedor carga la cuantía de la factura en la cuenta corriente del comprador. Sólo necesitas dar la información de tu cuenta corriente.

• Pago con tarjeta. Aunque en los últimos tiempos han aparecido muchas novedades (como las virtuales), las de crédito y débido siguen siendo las más comunes e importantes. Tienen importantes diferencias que has de saber:

1. La forma de pago. En una tarjeta de débito, el pago se carga directamente en la cuenta del titular. Por tanto, sólo puedes comprar hasta el límite de los fondos de la cuenta corriente. En cambio, con la tarjeta de crédito puedes pagar incluso sin fondos, ya que puedes aplazar el cobro hasta el mes siguiente. De esta forma, el titular contrae una deuda con el banco. El límite de compra será el que te concedió la entidad financiera. El crédito puede “devolverse” de tres formas: bien a fin de mes (un día establecido del mes siguiente al que se efectúa la compra) o bien mediante un porcentaje mensual del importe total gastado o una cuota fija mensual.

2. Las tarjetas de crédito permiten financiar, o lo que es lo mismo, ofrecen la posibilidad de pagar a plazos sin necesidad de desembolsar el importe total en el momento. Como indica su nombre, llevan implícita la concesión de un crédito por parte del banco. Por su parte, las de débito son un medio de pago en sí. No hay ningún tipo de préstamo o crédito.

3. Ambas tarjetas pueden llevar comisiones (generalmente las de débito). Pero cuando usas la de débito, no lleva comisión ya que la entidad financiera no te concede préstamo o crédito alguno. En las de crédito (salvo generalmente que pagues todo al mes siguiente) lleva implícita una comisión, que además suele ser muy elevada.

 

medios de pago

 

• Cheque: cada vez más en desuso, es un documento mercantil que una persona llamada librador emite para que una entidad financiera llamada librado, pague a cierta persona la cantidad indicada en él. Son de tres tipos:

◦ Al portador. Se pagará a la persona portadora del cheque, sea quien sea.

◦ Nominativo. Aparece el nombre de la persona que puede cobrar el cheque. Hay dos modalidades:

- No a la orden. Debe ser cobrado obligatoriamente por dicha persona.

- A la orden, pudiendo ser transmitido mediante endoso a una tercera persona, haciéndolo constar en el reverso del cheque.

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• El pagaré es una promesa de pago incondicional del firmante que se obliga él mismo a pagar una cantidad determinada pero con un vencimiento futuro. Se puede cobrar el pagaré por adelantado acudiendo a una entidad financiera. Si la entidad lo acepta, adelanta el importe del pagaré menos una comisión. Una vez llegado el plazo de vencimiento, la entidad lo cobra al emisor.

Si no hay fondos suficientes, la entidad reclamará al beneficiario la devolución del importe menos los gastos ocasionados.

• La letra de cambio es un documento mercantil por el que una persona, librador, ordena a otra, librado, el pago de una determinada cantidad de dinero, en una fecha determinada o de vencimiento El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero llamado beneficiario, tomador o tenedor, a quien el librador ha transmitido o endosado la letra de cambio.

En la emisión y circulación de una letra de cambio intervienen las siguientes personas: el librador, persona acreedora de la deuda y quien emite la letra de cambio; el librado, quien debe pagar la letra de cambio cuando llegue la fecha indicada o de vencimiento. El librado puede aceptar o no la orden de pago dada por el librador y en caso de que la acepte, quedará obligado a efectuarlo y el tomador, portador, tenedor o beneficiario, persona que tiene en su poder la letra de cambio y a quien se le debe abonar.

sin cajeros y PAGANDO CON LA CARA: probamos nuevos métodos de pagos ¿Qué es Bizum? ¿Qué es Paypal?

• Otros medios: en los últimos años, la revolución de los smartphones ha hecho que los medios de pago se multipliquen. Paypal fue pionera pero se le han ido sumando múltiples medios y pasarels de pago de las que Bizum parece ir tomando delantera. Pero muchos empresas están viendo en esto una forma de obtener enormes beneficios y pronto se sumarán a la guerra: Facebook, Google o Amazon están entre ellas.

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